Nel mondo del commercio digitale e delle transazioni tra aziende, la fattura elettronica rappresenta una rivoluzione fondamentale nella gestione amministrativa e fiscale. Dal 2019, in Italia, essa è diventata essenziale per quasi tutti i soggetti con partita IVA, compresi quelli in regime forfettario, tranne alcune eccezioni come specifici operatori sanitari. Tuttavia, nonostante la sua diffusione, molti imprenditori rischiano di commettere errori che possono avere conseguenze fiscali e operative rilevanti. Tra questi errori, vi è una particolare indicazione obbligatoria relativa al pagamento che può sfuggire facilmente, portando a sanzioni o all’invalidità del documento.
Fattura elettronica: struttura e dati obbligatori
Per essere conforme, la fattura elettronica deve rispettare precise regole stabilite dall’art. 21, comma 2, del DPR 633/1972 e dalla Direttiva europea 2006/112/CE, recepite dal legislatore italiano. Questi dettami prevedono che, oltre al rispetto del formato XML richiesto dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, la fattura comprenda i seguenti elementi obbligatori:
- Data di emissione della fattura
- Numero univoco e progressivo del documento
- Dati identificativi dell’emittente (denominazione sociale, partita IVA, indirizzo)
- Dati del cliente/committente (ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale)
- Descrizione dettagliata dei beni o servizi ceduti, comprese quantità e prezzi
- Aliquota IVA applicata e imponibile
- Codice destinatario o indirizzo identificativo per la ricezione del documento
- Data di effettuazione della cessione di beni o prestazione di servizi
- Data di pagamento, se diversa dalla data di emissione
Quest’ultimo punto sulla data in cui è corrisposto il pagamento, se differente, è spesso trascurato. Eppure, la corretta indicazione di tutte queste informazioni è essenziale perché la fattura sia valida agli occhi della normativa vigente e regolarmente accettata dal SdI.
Indicazione della modalità e data di pagamento: perché è fondamentale
Non tutti sanno che, oltre agli elementi tipici, la normativa impone di indicare la data nella quale avviene il pagamento, qualora questa non coincida con la data di emissione della fattura stessa. Questo dettaglio, apparentemente formale, è in realtà cruciale per molte ragioni:
- Tracciabilità fiscale: le autorità devono poter riscontrare la corrispondenza tra emissione, incasso e versamenti fiscali correlati.
- Gestione del regime IVA: la data di pagamento, nei casi di applicazione del regime di IVA per cassa, determina il momento di esigibilità e quindi di liquidazione dell’imposta.
- Controlli incrociati: nelle verifiche dell’Agenzia delle Entrate, la mancata o errata indicazione della data di incasso può generare dubbi su eventuali incongruenze.
La dimenticanza di inserire questa informazione, ove diversamente richiesta, può essere considerata omissione di un dato obbligatorio e portare a rilievi sanzionatori o, nei casi più gravi, rendere contestabile la stessa validità della fattura ai fini fiscali.
Dove si inserisce e come si indica il dato di pagamento nella fattura elettronica
La fattura elettronica, compilata tramite i software gestionali o servizi online che rispettano lo standard XML, prevede specifici campi dedicati ai dati di pagamento per garantire massima trasparenza e uniformità. Tra questi spiccano:
- Data Scadenza Pagamento: campo dove inserire la scadenza pattuita con il cliente per il saldo della prestazione o della fornitura.
- Modalità di Pagamento: indicazione puntuale se il pagamento avverrà in contanti, bonifico, assegno, carta o altri mezzi tracciabili.
- IBAN: se si prevede il bonifico, è obbligatorio indicare l’IBAN corretto di accredito.
- Importo: l’importo dovuto e la tipologia (imponibile, imponibile + IVA, totale).
Risulta quindi fondamentale, al momento della creazione della fattura, verificare che queste informazioni siano compilate correttamente, soprattutto la data di pagamento quando non coincidente con quella di emissione. Il rischio di omissione, ad esempio nei pagamenti dilazionati, a 30 o 60 giorni, può essere più elevato e portare a errori formali che il software potrebbe non segnalare senza un controllo manuale da parte dell’operatore.
Altri errori comuni e rischi da evitare nella fattura elettronica
Oltre alla dimenticanza della data di pagamento, esistono altri errori frequenti nella compilazione delle fatture elettroniche che devono essere assolutamente evitati:
- Mancata indicazione del codice destinatario o errata compilazione dello stesso, che impedisce la corretta consegna attraverso il SdI.
- Omissione o errata applicazione dell’imposta di bollo: sulle fatture elettroniche non soggette a IVA superiori a 77,47 euro, è obbligatoria l’applicazione della marca da bollo virtuale da 2 euro, con specifica annotazione.
- Inversione di dati tra committente e fornitore, o compilazione incompleta dei dati identificativi.
- Utilizzo di descrizioni generiche e non puntuali, che non dettagliano sufficientemente le operazioni sottese.
Particolare attenzione va posta anche ai casi di autofattura elettronica in caso di mancata ricezione entro quattro mesi dalla prestazione, secondo le regole in vigore dal 2022, per evitare gravi problemi ai fini IVA e la perdita della detrazione dell’imposta.
Regole per le fatture B2C e B2B
Le regole appena descritte valgono sia per le fatture elettroniche emesse nei confronti di altri titolari di partita IVA (B2B), sia verso consumatori finali (B2C). Nel caso dei privati, va utilizzato il codice “0000000” come destinatario, indicando comunque i dati anagrafici completi del cliente. La presenza della data di pagamento resta particolarmente significativa quando il saldo non è contestuale all’emissione, per facilitare eventuali controlli e per una corretta organizzazione della contabilità interna.
È infine opportuno ricordare la funzione della fattura elettronica come strumento di trasparenza e tracciabilità: la precisione nella compilazione, soprattutto per quanto riguarda le informazioni sui pagamenti, rappresenta una tutela sia per chi emette sia per chi riceve il documento.
La tecnologia e l’automazione dei software di contabilità possono aiutare a prevenire errori, ma la responsabilità ultima della correttezza resta sempre in capo al professionista o all’impresa. Non dimenticare quindi di controllare ogni dettaglio, in particolare quei dati che potrebbero sembrare secondari ma che, in sede di verifica fiscale, fanno la differenza tra una fattura in regola e una potenzialmente contestabile. Essere diligenti nella compilazione dei dati di pagamento non è solo un obbligo legale, ma anche un investimento nella solidità e trasparenza del proprio business.
